Dokumente & Daten

KI-Daten-Mapping

Entity Mapping & Extraction mit LLMs

Das teuerste Datenproblem im Unternehmen ist selten fehlende Software, sondern heterogene Daten: Jeder Lieferant, Partner oder Kunde liefert dieselbe Information in eigener Struktur, Sprache und Benennung – und irgendjemand muss sie auf eure Kontenrahmen, Schemata und Stammdaten abbilden. Von Hand.

Wir automatisieren genau diese Arbeit – mit einer klaren Arbeitsteilung: Deterministische Matcher (exakt, Alias, Fuzzy, phonetisch, Baumkontext) laufen zuerst und erledigen, was sich mit String-Metriken erledigen lässt. Das LLM kommt bewusst zuletzt und übernimmt nur den semantischen Rest, den kein String-Vergleich lesen kann – etwa dass eine Rollenbezeichnung auf das Konto der zugehörigen Funktion gehört.

Vertraulichkeit ist eingebaut: Beim Einlesen von Kalkulationen erhält das Modell einen maskierten Auszug, in dem jede Zahl und Formel durch Platzhalter ersetzt ist – nur Beschriftungen und Struktur erreichen das LLM. Halluzinierte Konten-IDs werden gegen die echte Taxonomie gefiltert, und eine Validierungsschicht gleicht das Ergebnis gegen die eigenen Summen der Quelldatei ab.

Und die Qualität kann nur steigen: Jede menschliche Korrektur wird zum gesperrten Regressionstest. In realen Projekten mappt die Pipeline über 90 Prozent der Positionen automatisch.

KI-Daten-Mapping

Warum LLM + deterministische Engine gewinnt

Hybrid statt Entweder-oder

Die richtige Reihenfolge

String-Matching allein erreicht bei heterogenen Quellen typischerweise nur rund ein Drittel der Zeilen. Deterministische Matcher gehen vor – das LLM rettet gezielt die Zeilen, die sonst niemand platzieren kann.

Privacy by Design

Das Modell liest Layout und Beschriftungen, nie Beträge: Zahlen und Formeln sind im Auszug maskiert, deterministischer Code wendet die erkannte Struktur auf die echten Zellen an.

Validierung gegen die Quelle

Das importierte Ergebnis wird gegen die eigenen Summen der Datei abgeglichen. Diskrepanzen erscheinen als Warnkarten statt stiller Schätzungen – und jede Korrektur wird zum Regressionstest.

Mapping in der Praxis

Vier Muster aus unserer Projektarbeit – vom Excel-Import bis zur Titelauflösung im Katalog.

Jedes Budget ein anderes Excel
Jedes Budget ein anderes Excel
Der semantische Rest
Der semantische Rest
Titellisten gegen den Katalog
Titellisten gegen den Katalog
Namen als Gratis-Nebeneffekt
Namen als Gratis-Nebeneffekt
Document Extraction

Jedes Budget ein anderes Excel

Ein regionaler Filmförderfonds erhält Kostenkalkulationen in jedem denkbaren Excel-Format – Exporte der Branchen-Standardsoftware, handgebaute Sheets, zweisprachige Layouts. Die Import-Pipeline arbeitet dreistufig: Ein LLM liest nur das Layout eines maskierten Auszugs und liefert eine maschinell ausführbare Struktur-Spezifikation, deterministischer Code wendet sie auf die echten Zellen an, und das Mapping auf den branchenüblichen Kontenrahmen übernehmen Recommender – deterministisch zuerst, LLM zuletzt. In realen Tests wurden 20 von 22 Projekten importiert, mit über 90 % automatisch gemappten Positionen.

Entity Mapping

Der semantische Rest

Das Budgeting-System eines großen Studios normalisiert eingehende Produktionsbudgets – jedes in eigener Kontenstruktur, Sprache und Benennung – auf einen Ziel-Kontenbaum. Die deterministische Matcher-Kette kam über rund ein Drittel der Zeilen nicht hinaus; das LLM läuft bewusst zuletzt und liest, was String-Metriken nicht lesen können: dass „Regisseur“ auf das Regie-Konto gehört oder eine Fahrzeug-Zeile ein Transportkostenposten ist. Sichere Vorschläge greifen automatisch über dieselbe Schwellwert-Mechanik wie alle Matcher – der Rest erscheint als Vorschlagsliste für Menschen.

MCP

Titellisten gegen den Katalog

Eine Lizenz- und Royalty-Plattform für einen globalen Medienkonzern löst jeden eingehenden Titel – die Tabellenzeile eines Vertriebspartners, ein lokalisierter Filmtitel, eine Episodenreferenz – auf die Haus-Produkt-ID auf. Die deterministische Mapping-Engine ist als MCP-Server exponiert: Der KI-Client des Nutzers liefert die Eingaben, die Engine fällt das Urteil – pro Zeile eine ID mit expliziter Sicherheit oder ein ehrlicher No-Match. Antworten können zwischen den Kanälen nicht driften, weil überall dieselbe Engine entscheidet.

Entity Extraction

Namen als Gratis-Nebeneffekt

Derselbe bezahlte LLM-Aufruf wird ein zweites Mal ausgewertet: In Budgetzeilen eingebettete Personennamen werden extrahiert und gegen eine Talent-Datenbank aufgelöst – als kostenloser Nebeneffekt des Mappings. Das ersetzte einen dedizierten Cloud-NER-Dienst.

Vergleichbarkeit ist die halbe Miete

Warum das der Hebel ist

Gemappte Daten sind mehr als saubere Daten: Erst wenn heterogene Quellen auf einer gemeinsamen Taxonomie liegen, werden Budgets vergleichbar, Berichte aggregierbar und Analysen überhaupt möglich. Deshalb ist Daten-Mapping bei uns kein Import-Feature, sondern das Fundament, auf dem Analyse-Assistenten, Findings-Agenten und Reports aufsetzen.

Highlights

  • Deterministische Matcher zuerst – das LLM nur für den semantischen Rest
  • Masking: Beträge und Formeln erreichen das Modell nie
  • Halluzinierte IDs werden gegen die echte Taxonomie gefiltert
  • Jede menschliche Korrektur wird zum gesperrten Regressionstest
  • Über 90 % automatisch gemappte Positionen in realen Projekten

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