Unsere Projekte
Von der Notfallkoordination zur operativen Kontrolle
Ein großer Waldbrand störte den Betrieb massiv und schuf unmittelbare Risiken für Mitarbeitende, Partner und zentrale Geschäftsprozesse. Der Kunde musste die Unterstützung schnell über mehrere Teams hinweg koordinieren, doch das bestehende Setup basierte auf Excel, Smartsheet und manuellen Updates. Dadurch wurde der Prozess zunehmend fragmentiert, schwer steuerbar und kaum skalierbar.
Es wurde ein strukturierteres System benötigt, um Fallinformationen zu zentralisieren, koordiniertes Handeln zu unterstützen und sensible Daten unter starkem Zeitdruck sicher zu verarbeiten. Das Projekt fokussierte daher darauf, verstreute manuelle Koordination durch eine sichere Plattform zu ersetzen – für kontrollierte Fallbearbeitung, Zusammenarbeit über Teams hinweg und verlässliche operative Transparenz. Gleichzeitig musste die Lösung flexibel bleiben, um sich an wechselnde Anforderungen anzupassen, unterschiedliche Teams und Verantwortlichkeiten zu unterstützen und eine stabile Basis für den Einsatz über die akute Krisenphase hinaus zu bieten.
Der Rollout musste schnell passieren. Sicherheit war kritisch. Klare Sicht über Fälle und Teams war essenziell.
Wie ein spreadsheet-basierter Notfall-Workflow in eine sichere Plattform für koordinierte Krisenreaktion überführt wurde
Ausgangslage
Manuelles Tracking in Excel und Smartsheet
Lösung
Sichere Webplattform mit konfigurierbaren Workflows
Ergebnis
Zentralisierte Koordination und verlässliche operative Daten
Manuelle Koordination kam nicht mehr hinterher
Ausgangssituation
Das Resilience-Team des Kunden war dafür verantwortlich, Mitarbeitende und Partner in kritischen Situationen zu unterstützen. Die Koordination startete zunächst in Excel und wurde später nach Smartsheet verlagert.
Als mehr Teams eingebunden wurden und die Anforderungen an Datenschutz stiegen, wurde dieses Setup zu komplex. Informationen waren verteilt, Workflows waren manuell, und die vorhandenen Tools boten nicht das nötige Maß an Kontrolle, Sicherheit oder Flexibilität.
Herausforderungen auf einen Blick
- Manuelle Koordination über mehrere Teams hinweg
- Sensible Daten mit strikten Zugriffsanforderungen
- Hoher Zeitdruck in aktiven Krisensituationen
- Häufige Prozessänderungen im laufenden Betrieb
- Begrenzte Skalierbarkeit spreadsheet-basierter Tools
Schneller Rollout ohne Flexibilität zu verlieren
Ziel war es, in sehr kurzer Zeit eine Softwarelösung zu liefern, die Krisenkoordination sofort unterstützt. Gleichzeitig musste die Plattform flexibel genug bleiben, um sich mit wechselnden Anforderungen weiterzuentwickeln.
Zentrale Anforderungen waren zentrales Case-Management, sichere Verarbeitung sensibler Informationen, konfigurierbare Workflows und eine Struktur, die auch nach dem ersten Rollout weiter genutzt werden kann.
Ziele des Projekts
Schnelle Umsetzung in einer zeitkritischen Situation
Zentrale Verwaltung krisenbezogener Fälle
Sicherer Zugriff auf sensible Informationen
Flexible Anpassung von Workflows und Formularen
Wiederverwendbare Basis für zukünftige kritische Ereignisse
Konfigurierbare Prozesslogik statt fester Workflows
Lösungsansatz
Die Lösung wurde als cloudbasierte Webanwendung für Crisis Response und Business Continuity Management umgesetzt. Erste Versionen wurden schnell geliefert, um unmittelbare operative Bedürfnisse zu unterstützen, und danach schrittweise zu einer stärker konfigurierbaren Architektur ausgebaut.
Dynamische Felder ermöglichten es, Datenstrukturen zu ändern, ohne das System neu zu designen. Eine Rules Engine steuerte Sichtbarkeit, Workflow-Logik und Formularverhalten. Eskalationspfade mit E-Mail- und SMS-Benachrichtigungen halfen Teams, in dringenden Situationen schneller zu reagieren.
Prozess Flow
In kurzen Zyklen unter hohem Zeitdruck umgesetzt
Umsetzung
Das Projekt lief in einem stark zeitkritischen Kontext. Anforderungen wurden schnell klar, und das Team arbeitete in kurzen Iterationen mit häufigen Releases und täglicher Abstimmung.
Eine zentrale Entscheidung war, für Geschwindigkeit zunächst direkt zu entwickeln und danach auf eine konfigurierbarere Architektur umzusteigen, sobald wiederkehrende Muster sichtbar wurden. Daraus entstand die Rules Engine und eine generischere Verarbeitung angebundener Datenquellen.
Da das System hochsensible Informationen verarbeitete, war Security von Beginn an integriert. Zugriffe folgten dem Least-Privilege-Prinzip, und Audit Logs zeichneten Aktionen, Änderungen und Datenzugriffe über die gesamte Plattform hinweg auf.
Ein zentrales System für Koordination und Entscheidungen
Ergebnisse
Die Plattform ersetzte fragmentierte, spreadsheet-basierte Koordination durch ein strukturiertes und sicheres operatives System. Interne Teams und externe Partner konnten in einer gemeinsamen Umgebung arbeiten – mit einer konsistenten Sicht auf relevante Informationen.
Das System wurde zur zentralen Source of Truth für krisenbezogene Fälle. Das erhöhte die Klarheit, reduzierte manuellen Koordinationsaufwand und unterstützte schnellere operative Entscheidungen in kritischen Situationen.
Nach dem initialen Rollout wurde die Plattform überprüft, weiter verfeinert und für den dauerhaften Einsatz in zukünftigen kritischen Situationen vorbereitet.